Business process seperti kita ketahui
bersama merupakan denyut nadi suatu organisasi. Proses bisnislah yang selama
ini menggerakkan roda suatu organisasi, sehingga kinerja suatu organisasi akan
sangat bergantung pada efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya. Karena
begitu pentingnya peranan business process bagi suatu organisasi inilah maka
tidak mengherankan kita dapat menemukan berbagai macam metode dan cara untuk
meningkatkan performa proses bisnis, atau yang biasa dikenal dengan Business
Process Improvement (BPI), mulai dari Six Sigma, Total Quality Management
(TQM), Business Process Re-engineering (BPR), hingga Lean. Setiap metode
tersebut memiliki karakteristik dan kelebihan masing-masing.
Pada kesempatan ini akan dibahas sekilas tentang sebuah
prinsip dasar dari lean. Lean merupakan sebuah metode yang diperkenalkan oleh
Toyota, sebuah perusahaan otomotif terbesar dunia. Lean yang nama aslinya
adalah Lean Manufacturing atau Toyota Production System memiliki tujuan utama
mengeliminasi inefisiensi atau pemborosan (atau dalam bahasa jepangnya adalah
muda). Ada tujuh jenis pemborosan atau inefisiensi yang berusaha dibidik.
Setiap jenis pemborosan ini sangat sering ditemukan pada proses bisnis setiap
organisasi. Berikut ini merupakan ketujuh jenis pemborosan tersebut:
Over-Produksi
Over-Produksi dapat diartikan menghasilkan sesuatu secara
berlebihan atau lebih cepat dari yang dibutuhkan pada tahap berikutnya. Contoh
bentuk inefisiensi ini antara lain pembuatan kemasan yang lebih cepat dari
isinya sehingga kemasan menumpuk di gudang (manufaktur), mencetak
laporan-laporan yang terlalu banyak yang sebenarnya “tidak” dibutuhkan
(perkantoran), dan penambahan fitur ekstra yang kurang berguna bagi user
(software development).
Pergerakan
Pergerakan yang dimaksud di sini adalah pergerakan atau
perpindahan karyawan di tempat kerja yang terlalu sering dan cenderung
berlebihan. Contohnya adalah perpindahan karyawan untuk menata barang di gudang
(manufaktur), berjalan ke/dari mesin fotokopi (perkantoran), dan perpindahan karyawan
untuk mencari informasi (software development).
Menunggu
Yang dimaksud menunggu di sini adalah ketika seseorang atau
sesuatu menunggu dengan diam dan tidak mengerjakan aktivitas apapun. Menunggu
merupakan salah satu bentuk pemborosan yang sangat kentara dan banyak terjadi
di organisasi apapun. Contoh pemborosan jenis ini antara lain produksi berhenti
karena mesin rusak (manufaktur), proses berhenti karena menunggu persetujuan
dari atasan (perkantoran), dan pembangunan software belum bisa dimulai karena
masih menunggu customer menyusun kebutuhan software-nya (software requirement)
terlebih dahulu (software development).
Transportasi
Transportasi yang dimaksud adalah setiap perpindahan
pekerjaan atau kertas form dari satu step ke step berikutnya pada suatu proses.
Contohnya adalah pemindahan material ke atau keluar gudang (manufaktur),
perpindahan dokumen dari satu tempat ke tempat lain, atau dari satu kantor ke
kantor lain (perkantoran), serta serah terima dan instalasi hasil pengerjaan
(software development).
Proses Ekstra
Proses ekstra maksudnya adalah melakukan sesuatu yang
sebenarnya sudah tidak perlu dilakukan lagi. Contoh pemborosan jenis ini antara
lain proses produksi yang tidak efisien karena alat yang sudah tidak memadai
(manufaktur), entry data yang sebenarnya telah tersedia sebelumnya atau
tersedia di divisi lain (perkantoran), kode program selalu dibuat dari awal
untuk setiap project karena tidak memiliki source code library ataupun
framework (software development).
Inventaris (Inventory)
Pemborosan pada inventaris adalah dikarenakan persediaan
yang terlalu berlebihan, yang sering tejadi karena produksi yang tidak sesuai
dengan permintaan dari customer. Contohnya dapat berupa menumpuknya bahan baku
di gudang (manufaktur), persediaan peralatan kantor yang terlalu banyak
(perkantoran), dan banyaknya dokumen requirement dalam bentuk kertas (software
development).
Rusak atau Cacat
Rusak atau cacat yang dimaksud disini adalah segala bentuk
kesalahan, error, atau koreksi akibat dari pekerjaan atau aktivitas yang tidak
dilakukan dengan baik sebelumnya. Rusak atau cacat merupakan bentuk inefisiensi
yang paling banyak ditemukan di semua organisasi. Bentuk-bentuk dari pemborosan
ini antara lain barang hasil produksi yang cacat (manufaktur), input data yang
salah ataupun adanya kesalahan pencetakan dokumen (perkantoran), dan bug yang
tidak ditemukan ketika fase testing (software development).
Jeffery Liker, seorang profesor dari Universitas Michigan
menambahkan satu lagi pemborosan yang sering terjadi di suatu organisasi, yaitu
tidak dimanfaatkannya potensi dan kemampuan karyawan. Sering kali kreativitas,
ide, maupun skill karyawan tidak dapat sepenuhnya dikeluarkan untuk kepentingan
organisasi. Hal ini dapat disebabkan kesalahan penempatan posisi karyawan atau
karena tanggung jawab dan kewenangan yang terlalu dibatasi dalam organisasi
tersebut.
Setiap waktu organisasi selalu berusaha untuk mencari cara
bagaimana meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya-biaya. Pemborosan atau
inefisiensi yang terjadi pada proses bisnis sehari-hari di organisasinya
tentunya sangatlah kontra-produktif dengan semangat tersebut. Karena itu setiap
organisasi yang ingin maju haruslah mampu mengidentifikasi
pemborosan-pemborosan apa saja yang masih terdapat dalam dirinya, untuk
kemudian berusaha semaksimal mungkin untuk mengeliminasinya. Selain dapat
meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya, manfaat lain jika
pemborosan-pemborosan tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan antara lain
mampu meningkatkan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan, mengurangi
tingkat frustrasi pekerja, hingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kesimpulan
Terdapat beberapa macam bentuk pemborosan atau inefisiensi
pada proses bisnis yang lazim terjadi dalam suatu organisasi. Pemborosan atau
inefisiensi ini adalah segala hal yang tidak mendatangkan nilai atau sia-sia
belaka. Usaha mengurasi inefisiensi dalam proses bisnis tersebut merupakan
suatu cara yang efektif untuk meningkatkan keuntungan dan memangkas biaya-biaya
organisasi.
Sumber :
http://www.mejakerja.com/24/7-inefisiensi-pada-proses-bisnis
NAMA : AGUNG
MAULANA
NPM : 20210297
KELAS :
3 EB 10
0 komentar:
Posting Komentar